Oversikt
Vedlegg lar deg legge til nyttig informasjon til en faktura i Vic.ai — kvitteringer, kontrakter, ordresedler, interne notater eller annet en godkjenner trenger for å kunne godkjenne med trygghet.
Vedlegg ligger i en egen fane i dokumentvisningen, tydelig adskilt fra selve fakturaen. Dermed holdes fakturafilen ryddig, samtidig som relevant kontekst følger med. Resultatet er færre søk i e-post og delte mapper, raskere godkjenninger og et ryddigere endringslogg.
Hvorfor dette er viktig
Et moderne AP-team bruker mye tid på å lete etter kontekst som finnes utenfor fakturaen. Med vedlegg samles denne konteksten i løsningen slik at teamet kan:
Godkjenne fakturaer med full oversikt på ett sted
Redusere frem-og-tilbake mellom regnskapsførere og godkjennere
Opprettholde et sterkere og mer komplett endringslogg— automatisk
Hvem kan vise, legge til eller fjerne vedlegg
| Kan se vedelgg | Kan legge til vedlegg | Kan fjerne vedlegg |
Regnskapsfører | Ja | Ja (før bokføring) | Ja (før bokføring) |
Godkjenner | Ja | Ja (før bokføring) | Ja (før bokføring) |
Kun visning-rolle | Ja (se og laste ned) | Nei | Nei |
Viktige regler:
Vedlegg kan bare legges til eller fjernes før en faktura er bokført
Etter bokføring blir vedlegg skrivebeskyttet for alle, inkludert regnskapsførere og godkjennere
Alle tillegg og fjerninger loggføres i fakturaens endringslogg, inkludert hvem som gjorde endringen og når
Hvordan legge til et støttevedlegg
Åpne fakturaen du vil legge ved et dokument til
Velg fanen Attachments i dokumentvisningen
Klikk Add attachment og velg én eller flere filer fra datamaskinen
Når opplastingen er ferdig, vises filene i fanen Attachments. Selve fakturadokumentet forblir urørt i sin egen fane
Du kan gjenta denne prosessen når som helst før fakturaen bokføres.
Hvordan vise et vedlegg
Åpne fakturaen
Velg fanen Attachments i dokumentvisningen
Klikk på et vedlegg for å forhåndsvise det i appen (for støttede filtyper) eller laste det ned
Fakturadokumentet og vedleggene holdes alltid i separate faner, slik at brukere kan veksle mellom dem uten å miste plasseringen sin.
Hvordan fjerne et vedlegg
Åpne fakturaen (den kan ikke være bokført ennå)
Gå til fanen Attachments
Finn filen du vil fjerne og trykk på søppelkasse-ikonet
Bekreft fjerningen. Handlingen registreres i endringsloggen
Hvis fakturaen allerede er bokført, vil alternativet Remove ikke lenger være tilgjengelig.
Filtyper og størrelsesgrenser
Vic.ai støtter de samme filtypene og maksimal filstørrelse per fil (100 MB) for vedlegg som for vanlige fakturaopplastinger.
Vanlige forhåndsvisbare filtyper inkluderer PDF-er og bilder. Andre støttede filtyper kan fortsatt lastes opp og ned, selv om de ikke kan forhåndsvises i appen.
Hva skjer når en faktura bokføres
Når en faktura bokføres:
Alle støttevedlegg blir skrivebeskyttet for alle brukere
Brukere kan fortsatt vise og laste ned vedlegg
Endringsloggen bevarer hele historikken for når hvert vedlegg ble lagt til eller fjernet
Dette beskytter dokumentasjonen og gjør den motstandsdyktig mot endringer etter bokføring.
Eksport, nedlasting og integrasjoner
Nedlasting av full PDF
Den komplette PDF-en inneholder kun fakturasidene. Støttevedlegg må lastes ned separat fra fanen Attachments.
ERP og integrasjoner
For de fleste ERP-integrasjoner kan vedlegg sendes til ERP-et via API
Enkelte ERP-koblinger støtter ikke funksjonen ved lansering
Ved spørsmål om integrasjoner anbefales det å kontakte support i Propell.ai.
Endringsloggen
Alle aktiviteter knyttet til vedlegg loggføres automatisk:
Når et vedlegg ble lagt til, og av hvem
Når et vedlegg ble fjernet, og av hvem
Tidsstempel for hver hendelse
Ingen manuell logging er nødvendig, og historikken bevares også etter bokføring.
Hvor lagres vedlegg?
Vedlegg lagres i Vic.ai og er tilgjengelige via:
Dokumentvisningen
Vic.ai API
Fakturaoverføring for støttede integrasjoner
Kontakt support i Propell.ai for å bekrefte hvordan dette fungerer i deres oppsett.
Tips for å få mest mulig ut av vedlegg
Legg ved tidlig: Kontekst tidlig i prosessen reduserer spørsmål senere
Bruk tydelige filnavn: «Q2-2026_Contract_Acme.pdf» er bedre enn «scan_001.pdf»
Hold det relevant: Vedlegg bør hjelpe godkjenneren, ikke duplisere fakturaen
Gjennomgå før bokføring: Vedlegg låses når fakturaen sendes til ERP-et
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg legge til flere vedlegg på én faktura?
Ja, du kan legge til så mange vedlegg du trenger mens fakturaen fortsatt er under behandling.
Kan brukere med kun visning-rolle se vedlegg?
Ja, de kan åpne og laste ned vedlegg, men ikke legge til eller fjerne dem.
Kan jeg fjerne et vedlegg etter bokføring?
Nei. Etter bokføring blir vedlegg skrivebeskyttet for alle.
Vil vedleggene vises i ERP-systemet mitt?
Vedlegg sendes via API til ERP-er som støtter API-integrasjon.
Hvilke filtyper kan jeg laste opp?
De samme filtypene som støttes for fakturaopplastinger, inkludert PDF og bilder.
Blir vedlegg inkludert ved nedlasting av full faktura-PDF?
Nei. Den komplette PDF-en inneholder kun fakturasidene. Vedlegg lastes ned separat.
Finnes det en logg over hvem som har lagt til eller fjernet vedlegg?
Ja. Endringsloggen registrerer alle endringer med bruker og tidspunkt.
Er vedlegg synlige i godkjenningsflyter?
Ja. Godkjennere kan se vedleggene i samme dokumentvisning som fakturaen.
Kan vedlegg erstatte fakturadokumentet?
Nei. Vedlegg ligger separat fra fakturaen, som fortsatt er hoveddokumentet for behandling.