Introduksjon til Vic.ai

Kjært barn har mange navn. Det gjelder også for vårt system: AI, vic.ai, AI Mottaket, Fakturamottaket, Propell.ai osv. Det offisielle navnet er vic.ai og dere vil se at det er dette navnet som går igjen gjennom hele dokumentasjonen i dette hjelpesenteret. Så når vi skriver vic.ai så refererer vi til brukergrensesnittet dere jobber i.
​

Andre begreper og dets forklaring
Klient = selskap, firma, foretak, bedrift

Org. admin = Superbruker

GOC (Group of Companies) = Grupperte selskaper

STP (Straight Through Processing) = Direkte til bokføring (automatisk godkjenning)

Når du logger på Vic.ai, vil du se alle selskaper som du har tilgang til. Her vil du se en navigasjonslinje øverst på skjermen. I nedtrekksmenyen kan du velge hvilke av selskapene du skal jobbe med. Hvis du trykker på feltet til nedtrekksmenyen og begynner å skrive navnet på selskapet, vil søket begynne å snevre seg inn.

Hvilke av fanene som er synlige for deg avhenger av hvilke rettigheter brukeren din har.

Adminfanen er kun tilgjengelig for brukere med administrasjonsrettigheter, og åpner menyer på organisasjonsnivå og selskapsnivå.

Fakturafanen er for brukere med regnskapsfører-rolle, og er der man behandler fakturaene og sender de til godkjenning eller bokføring/eksportering.

Godkjenningfanen viser de fakturaene som er sendt til deg for godkjenning.

Vedleggfanen viser vedlegg som har kommet inn i Vic.ai, men som ikke kunne behandles.

Ved å trykke på avataren din til høyre i grensesnittet, som enten viser dine initialer eller et bilde hvis du har valgt det, vil du få opp en meny med valg.

Under Profil kan du velge å laste opp et bilde eller å endre navnet ditt.

Under Innstillinger kan du velge hvilket språk du ønsker å ha i Vic.ai. Her kan du også velge om du vil få varsel på e-post når det er fakturaer som venter på godkjenning fra deg. Disse varslene kan du få tilsendt per godkjenning eller per dag.

Ved å trykke på Hjelpesenter vil hjelpesenteret vårt åpne seg i en ny fane, og du kan lese artikler vi har laget om forskjellige funksjonaliteter i Vic.ai.

Ved å trykke på Hurtigtaster vil du få opp en oversikt over hurtigtastene du kan bruke i Vic.ai for å ha en effektiv arbeidsflyt.

I videoen under viser vi innlogging og dashboard i Vic.ai.

Ved å trykke på den grønne knappen med to hvite streker nede i venstre hjørne vil du få to valg:

Trykk på krysset i den røde sirkelen for å lukke denne menyen.

I videoen under går vi gjennom de forskjellige måtene å motta faktura på i Vic.ai.

På høyre side i grensesnittet, når du har valgt faktura-fanen, ser du en blå pil. Ved å trykke på den åpner du dokumentvisningen av fakturaen slik at du ser fakturabildet til fakturaen som er markert i Vic.ai. Du kan også bruke hurtigtasten SHIFT+I for å åpne dokumentvisningen.

Når du har åpnet dokumentvisningen, har du mulighet til å laste ned dokumentet, eller åpne dokumentvisningen i eget vindu.

Det er tre visninger i fakturafanen som er standard i Vic.ai. Det er visningen som ligger øverst som vil være standard når du åpner fakturafanen for å behandle fakturaer.

Disse visningene åpner du ved å trykke på den blå boksen på venstre side hvor det står Visning Standard.

Det er også mulig å lage sine egne visninger for et selskap. For å opprette en egen visning trykker du på Filter og filtrerer på de kriteriene du ønsker å bruke. Trykk deretter på Legg til.

Ved å trykke på Sortering velger du hvordan fakturaene skal sorteres. I nedtrekksmenyen kan du velge forskjellige måter å sortere på. Trykk deretter på Legg til.

For å lagre valgt filter til en senere anledning kan du enten trykke i den grå firkanten på venstre side av navigasjonslinjen hvor det står Ingen visning valgt for så å trykke Opprett, eller så kan du trykke på den grønne knappen med hvitt kryss på høyre side av navigasjonslinjen.

Ved å trykke på den blå pilen som sirkulerer vil du gå tilbake til forrige visning.

Hvis du ikke lagrer visningen vil filtreringen og sorteringen du har valgt være gjeldende fram til du velger å jobbe med et annet selskap eller i en annen fane i Vic.ai.

For å starte en godkjenningsprosess i Vic.ai trykker du på den oransje boksen med hvit pil på venstre side i grensesnittet og velger Godkjenning. Her kan du legge inn godkjenningssteg, og velge hvem som skal godkjenne. Trykk så på Start Prosess.

Hvis det er valgt en godkjenningsprosess, kan du markere fakturaen(e) for så å trykke på Godkjenning og velge Tildel godkjenning.

For å godkjenne eller avvise en eller flere fakturaer markerer du fakturaene i avhukningsboksen og trykker på Godkjenn eller Avvis. Da vil du få opp et felt hvor du kan skrive en kommentar før du bekrefter godkjenningen eller avvisningen.

For å endre godkjenningsprosessen til en faktura gjør du følgende:

Vi anbefaler å lagre følgende link til Propell.ai sitt hjelpesenter som favoritt i din browser slik at du har dette lett tilgjengelig: https://intercom.help/propellai/nb/