For regnskapsteam som behandler store mengder innkjøpsordrebaserte (PO) fakturaer, er det siste manuelle steget – å bokføre en faktura som allerede er ferdig matchet eller godkjent – ofte en unødvendig flaskehals. Fakturaen er klar, men må fortsatt bokføres manuelt.

Det trenger den ikke lenger.

Vic.ai støtter nå automatisk bokføring av PO-fakturaer. Ved å konfigurere en regel for automatisk bokføring kan Vic.ai bokføre fakturaer automatisk når den valgte betingelsen er oppfylt – helt uten manuell handling.

Du kan velge at automatisk bokføring skal skje når én av følgende betingelser er oppfylt:

Dette gir dere full kontroll over hvilken betingelse som skal utløse bokføringen, samtidig som fakturaer som allerede har passert alle nødvendige kontroller kan behandles videre uten unødvendige forsinkelser.

Det er nå enda enklere å dele en fakturas unike Vic.ai Invoice ID.

Du kan nå enkelt kopiere Vic.ai Invoice ID-en ved å klikke på kopier-ikonet, slik at den raskt kan deles både internt og eksternt.

Når en faktura med PO-avvik krever godkjenning, har det tidligere vært utfordrende dersom den tildelte godkjenneren var fraværende eller utilgjengelig. Alternativene var å endre hele godkjenningsflyten, vente til vedkommende var tilbake eller reprosessere fakturaen.

Dette er nå løst.

Regnskapsførere kan nå endre godkjenner direkte på en faktura som har en pågående godkjenning av et PO-avvik – uten å endre den underliggende godkjenningsflyten.

Med denne oppdateringen kan du:

Vic.ai støtter nå dimensjonsavhengigheter, noe som betyr at valgene du får i én dimensjon automatisk filtreres basert på verdiene du allerede har valgt på samme fakturalinje.

Hvis du for eksempel velger en avdeling, vil bare de lokasjonene (eller andre avhengige dimensjoner) som er gyldige for den avdelingen være tilgjengelige. Reglene følger oppsettet i ERP-systemet ditt.

Slik fungerer det

Oppsett

Reglene for dimensjonsavhengigheter konfigureres ikke i Vic.ai, men hentes automatisk fra ERP-systemet gjennom integrasjonen. Synkronisering skjer enten etter en fastsatt tidsplan eller på forespørsel, avhengig av hva ERP-systemet støtter. Endringer i ERP-systemet blir automatisk tilgjengelige i Vic.ai etter neste synkronisering.

Å finne svaret på et spørsmål om datasynkronisering har tidligere ofte betydd å grave i backend-spørringer eller opprette en supportsak. Nå har organisasjons- og selskapsadministratorer en raskere vei til svarene.

Den nye Masterdata-siden (finnes under Admin | Organisasjon) gir administratorer en tydelig, skrivebeskyttet oversikt over nøyaktig hvilke enheter som er synkronisert til Vic fra det tilkoblede regnskapssystemet – samlet på ett sted. Hvis noe ser feil ut – for eksempel en leverandør som mangler i konteringsforslagene eller en dimensjon som ikke stemmer – kan administratorer på få sekunder verifisere hva som faktisk finnes i systemet, uten å måtte kontakte support eller vente på et databasesøk.

Siden dekker åtte typer masterdata, hver i sin egen søkbare fane:

Hver fane viser antall registreringer og indikerer tydelig om den aktuelle enhetstypen synkroniseres aktivt gjennom integrasjonen. Administratorer kan også bytte mellom datterselskaper (for kunder som bruker Group of Companies-oppsett) for å inspisere hvert selskap separat.

Returer og kreditnotaer bør ikke føre til manuelt ekstraarbeid for å få innkjøpsordrene (PO-er) til å stemme. Med PO Credit Notes kan teamet ditt nå knytte kreditnotaer direkte til den opprinnelige innkjøpsordren – slik at tilgjengelige saldoer gjenopprettes og registreringene holdes oppdatert uten ekstra administrasjon. Lukkede PO-er gjenåpnes automatisk når en kreditnota gjelder dem, slik at det økonomiske bildet ditt forblir korrekt i sanntid, og teamet kan fokusere på arbeidet som skaper verdi for virksomheten.

Hva teamet ditt kan gjøre

Når en kreditnota matches, tilbakeføres det krediterte beløpet til den opprinnelige innkjøpsordren, slik at du får en nøyaktig oversikt over hvor mye som fortsatt er tilgjengelig å bruke. Hvis PO-en allerede er lukket, gjenåpner Vic.ai den automatisk for å oppdatere saldoen – uten behov for manuell inngripen.

Deretter kan påfølgende fakturaer matches mot den oppdaterte PO-saldoen, slik at hele livssyklusen for innkjøp, kreditnotaer og matching holdes samlet og sporbar på ett sted.

Lange navn på verdier i fakturaoversikten har alltid hatt en liten, men vedvarende kostnad: Når et PO-nummer, en dimensjon eller en hovedbokskonto (GL-konto) ikke fikk plass i cellen, måtte du åpne feltet og klikke inn på verdien for å kunne lese den. Gjør du dette flere ganger om dagen på et høyt fakturavolum, blir det fort mange unødvendige klikk.

Nå vises lange verdier med fullt navn direkte i de viktigste fakturafeltene, slik at du kan se hele informasjonen uten å åpne eller redigere feltet. Resultatet er en raskere og mer effektiv arbeidsflyt, med færre avbrudd og bedre oversikt når du behandler fakturaer.

Nå kan teamet ditt holde musepekeren over et felt i faktura- eller betalingsoversikten for å se hele visningsnavnet – uten klikk og uten å miste flyten. Det er en liten forbedring som gjør gjennomgangen av fakturaer slik den burde være: rask, effektiv og uavbrutt.

Med de nye verktøytipsene kan teamet ditt:

Denne forbedringen gjør det enklere å validere informasjon på et øyeblikk, slik at teamet kan arbeide mer effektivt og med større trygghet ved hver fakturagjennomgang.

For å dekke ulike behov innen revisjon, kontroll og innsyn gir denne rollen kun lesetilgang til fanen Fakturaer. Rollen kan kombineres med rollene Fakturagodkjennerr eller Avviksgodkjenner for brukere som trenger godkjenningsansvar i tillegg til innsyn.

Det finnes nå to nye triggere for aktivering for innkjøpsordrer (PO-er), som gir deg mer presis kontroll over hvordan godkjenningsflyter settes opp. Du kan nå søke etter om et PO-nummer finnes på en faktura, samt bruke en «Inneholder» (Contains)-søkefunksjon for å finne bestemte tallsekvenser eller tekst i PO-nummeret.

Denne oppdateringen introduserer et nytt «Pending Receipts»-ikon og en tilhørende delstatus som viser når fakturaer eller fakturalinjer ikke kan matches fordi nødvendige varemottak mangler. Dette gir bedre innsikt i hvorfor en faktura ikke er matchet, og reduserer tiden som brukes på å undersøke avvik.

Ved å gjøre årsaken til manglende matching synlig direkte i arbeidsflyten, blir det enklere å prioritere oppfølging og holde fakturaprosessen i gang.

Merk: Denne funksjonaliteten krever spesifikt integrasjonsarbeid for å være tilgjengelig.

For godkjenningsflyter vil du nå se navnet på hvilke godkjenningsflyt som har blitt trigget på en faktura. For at det skal komme tydelig frem hvilke flyt som har blitt trigget, så anbefaler vi at alle godkjenningsflyter har et navn. Hvis en flyt ikke har et navn, vil det stå "Oppdatert til: Navnløs flyt".

Knyttet til det nylige utgitte "Skjul prosesserende" filtret vil det nå være et lite varsel i bunn av skjermen som varsler deg om nye fakturaer som er ferdig prosessert.
Klikker du på Refresh knappen vil fakturalisten oppdatere seg og gjøre disse nye fakturaene tilgjengelig for deg. Eller du kan klikke "X" for å lukke dette varslet.

Velger man å klikke på "Don't show me this again" vil varslet være skrudd av under hele den pågående arbeidssesjonen.

Vi har oppdatert tillitsscorene for bedre å gjenspeile Autopilot-beslutninger, med start på prediksjoner for selskap og leverandør. Tillitsindikatorene samsvarer nå med automatiseringen. Felt behandlet av Autopilot vil vise høyere tillitsscore (gul/grønn, 0,6 – 1,0), mens felt som krever gjennomgang vil vise lavere tillitsscore (rød, 0 – 0,4).

Dette gjør det enklere å forstå hva som trenger din oppmerksomhet og ikke.

Nå kan du enda mer presist finne fakturaene du ønsker å se, med støtte for kundespesifikke felt!

Filteralternativer er lagt til for alle kundespesifikke felt som selskapet ditt bruker. Avhengig av felttypen vil du se en flervalgsliste (dropdown) eller et tekstfelt-søk.

Vi har gjort det enklere å finne godkjenningsflytene du trenger.

Brukere med administratorrollen kan nå søke i godkjenningsflyter for raskt å finne spesifikke flyter etter tittel eller beskrivelse. Gå til Admin > Leverandørgjeld > Godkjenningsflyt og bruk søkefeltet øverst på siden. Resultatene oppdateres automatisk mens du skriver.

Dette er spesielt nyttig for team som håndterer et stort antall godkjenningsflyter, og det gjør det raskere å gjennomgå, oppdatere eller feilsøke eksisterende flyter.

Merk: Søket gjelder kun titler og beskrivelser på flyter.

Under filter for status er det nå mulighet for å skjule fakturaer som prosesseres inn i systemet slik at dere bare ser fakturaer i arbeidslisten som er klare for behandling. Dette filteret er default skrudd på.

Vi har lansert AI-prediksjoner for Fakturabeskrivelse (description-feltet som du kan legge til under konfigurasjon). Dette vil trenes på bokførte fakturaer, og etter hvert bli automatisk foreslått – noe som sparer tid ved å redusere manuell registrering!

Beskrivelsesfeltet vil nå lære av det brukere skriver og etter hvert foreslå tekst i feltene automatisk. Etter at rundt 15 fakturaer er bokført, vil prediksjonene begynne å vises og fortsette å lære basert på brukerinput. Jo flere fakturaer dere mottar per leverandør, desto mer treffsikre blir prediksjonene.

Utvalget av filtreringsmuligheter har blitt utvidet slik at det nå er mulig å filtrere på status i arbeidslisten på Ikke kontrollert, Kontrollert, Missing, Duplicate, Posting Error, Transfer Error og Export Error.

I arbeidslisten er fakturaer som ennå ikke er ferdig behandlet tilstand, og som fortsatt krever behandling.
Understatuser ved filtrering:

Applikasjonsvelger

Etter hvert som Vic.ai bringer sitt AI-drevne fokus til andre deler av regnskapet, vil den nye Applikasjonsvelgeren vise opptil tre forskjellige alternativer, basert på hvilke moduler organisasjonen din bruker og dine spesifikke brukerrettigheter.

Payables: Faktura- og PO-behandling, utgifts- og fakturagodkjenning, samt VicPay

Expenses: VicCards og andre spennende funksjoner som vil bli annonsert

Admin: Brukeradministrasjon, selskapsadministrasjon, selskapskonfigurasjon, autonome godkjenningsflyter, kortadministrasjon og PO-avvikshåndtering

For administratorbrukere vil valgene for å bytte mellom ulike organisasjons- eller selskapsadministrative alternativer nå finnes i den øverste navigasjonslinjen, til høyre for selskapsvelgeren.

Uendelig skrolling (Faktura og Godkjennings fane)

Denne funksjonaliteten fjerner behovet for Last mer (Load More) knappen. Vic.ai vil automatisk laste flere fakturaer etter hvert som du skroller deg nedover i faktura og godkjenningsgriden.

Se og gjenopprette slettede fakturaer

Fakturaer kan alltid slettes fra Faktura-fanen, men nå kan du se og gjenopprette dem!
​

Filtrering og standardvisning
Det er nye alternativer for å vise bare slettede fakturaer, slettet fra-til dato, samt mulighet for å velge brukeren(e) som slettet fakturaen(e) du vil se! I tillegg er det en ny standardvisning for slettede fakturaer.
​

​Se og gjenopprette slettede fakturaer
Når du ser på Slettede fakturaer kan du kun se slettede fakturaer (selv om andre valg er gjort). Du ser hvem som har slettet fakturaen, og ved å holde musepekeren over snakkeboblen så ser du kommentaren brukeren la inn da fakturaen ble slettet.

For å gjenopprette slettede fakturaer marker man ønsket faktura(er) og klikker deretter på Gjenopprett fakturaer knappen.

Administratorer kan nå definere mer presist hvilke felt som skal kunne redigeres under godkjenningsprosessen. Det er nå mulig å velge om brukere kun skal kunne redigere varelinjer (expense lines), eller om de også skal kunne gjøre endringer på fakturahode-/headernivå.

For å bevare eksisterende funksjonalitet er redigeringer både på headernivå og linjenivå aktivert som standard.

Hvis du ønsker å hindre redigeringer på headernivå, kan dette enkelt endres på siden Konfigurasjon.

Flere dokumenttyper støttes nå, og de tre Excel-formatene XLS, XLSX og XLSM kan nå brukes som gyldige filer for dokumentopplasting.

Dette gjør det enklere å sende inn og behandle data direkte fra Excel-filer, uten behov for manuell konvertering til andre filformater på forhånd.

Leverandørtagger (Vendor Tags)

For selskapet som benytter Vendor Tags, er disse nå synlige via informasjonssymbolet (i-ikonet). Dette gir brukerne raskere tilgang til relevant leverandørinformasjon uten å måtte navigere bort fra arbeidsflaten.

Valuta (Currency)

Vic.ai støtter nå 165 valutaer fra hele verden, noe som gir større fleksibilitet for virksomheter som håndterer internasjonale leverandører og fakturaer i flere valutaer.

I tillegg vises nå tillitsscore for valutaprediksjoner. Systemet fremhever også den relevante delen av fakturaen som ligger til grunn for valutaforslaget, slik at brukerne enklere kan verifisere resultatet.

Nå kan brukere enkelt planlegge fravær og sikre at fakturaer og godkjenninger fortsatt behandles uten forsinkelser. Ved å angi en stedfortredende godkjenner blir oppgaver automatisk håndtert mens du er borte.

Smidigere arbeidsflyt for brukere

Flere vanlige handlinger i systemet er nå forbedret for å gi en mer sømløs brukeropplevelse. Når du sletter, starter en godkjenningsprosess, avbryter en godkjenning eller eksporterer, vil behandlingsoversikten (processing grid) ikke lenger bli tilbakestilt.

I stedet utføres handlingen i bakgrunnen, og du blir sendt direkte tilbake til samme sted i arbeidsflyten.

AI-en kan nå forutsi og identifisere alle leverandører som finnes i leverandørregisteret (masterdata), selv om den aldri tidligere har sett leverandøren på en faktura. Dette betyr at også nye eller førstegangsleverandører kan gjenkjennes ved at AI-en sammenligner fakturainformasjonen mot hele leverandørlisten for å finne den beste matchen.

Prediksjonen baseres primært på leverandørnavn, men dersom flere leverandører har lignende navn, benyttes ytterligere leverandørdata som:

for å finne riktig leverandør.

Det er også lagt til prediksjonsfremheving (prediction highlighting) for leverandørfeltet. AI-en markerer nå den delen av fakturaen som i størst grad ligger til grunn for leverandørprediksjonen, slik at brukerne enklere kan forstå og verifisere hvorfor en bestemt leverandør ble foreslått.

Denne forbedringen gir økt transparens i AI-beslutningene og gjør det raskere og tryggere å validere leverandørinformasjon under fakturabehandlingen.
​

Godkjenningsunntak

Har du spesifikke leverandører eller terskler på hvilke fakturaer som alltid skal godkjennes? Vic.ai støtter nå disse arbeidsflytene, med systemgodkjenningsalternativet på flyt-trinnene, slik at du kan øke hastigheten på arbeidsflytene ved å få godkjenningsflyter godkjent av systemet.

Autobokføring og Autoeksport (STP)

Denne tidsbesparende funksjonen betyr at for hver fullt godkjent faktura vil Vic.ai starte en bokføring eller eksport til det tilkoblede systemet. Merk at fakturaen ikke trenger å være autopilotert, bare fullt godkjent. Eventuelle fakturaer med feil ved kontering/eksport til det tilkoblede systemet må rettes før de kan bokføres eller eksporteres. Teamet ditt kan opprette en visning for feilfakturaer som trenger arbeid.

Dette passer ekstremt godt sammen med godkjenningsunntak, ettersom godkjenningsflyten og bokføringen vil bli utført av systemet, noe som gir enorme tidsbesparelser og sikrer at fakturaer betales i tide.

Intervall og flervalgsliste for kostnadskonto

Det er nå to nye alternativer som lar deg målrette godkjenningsflytene dine enda mer nøyaktig for kostnadskontoer.

Ny og forbedret funksjonalitet for duplikatdeteksjon.
Disse forbedringene er rettet mot å redusere svindel og forenkle utbedring.

Duplikatdeteksjon

Blokkerte Handlinger

Det er to nye funksjoner i Duplikatdeteksjon. På en duplikatfaktura vil systemet nå blokkere følgende handlinger:

Finne duplikater

Klikk Vis Duplikater fra Duplikat-rullegardinmenyen. Dette vil åpne en ny Vic.ai-nettleserfane som er forhåndsfiltrert for duplikatene, noe som gjør det enkelt å slette, slå sammen, eller utføre andre korrigerende tiltak.

I denne versjonen slippes to nye funksjoner.

For det første er det nå enklere å dele opp fakturaer, og endringene som vi har gjort i bakkant muliggjør fremtidige forbedringer, for eksempel AI-prediksjon av hvor splitting skal skje.

Den andre nyheten er at filtrering for grupperte selskap er forbedret med nye sorterings- og filteralternativer som muliggjør nøyaktig opprettelse av egendefinerte visninger for dine arbeidsflyter.

Dele opp dokumenter til flere fakturaer

Du kan nå dele opp fakturaer direkte fra dokumentvisningen ved å trykke på Rediger-knappen, og velge Dele opp.

Når du er i Dele opp-verktøyet, er dokumentminiatyrbilder til venstre, og ved å klikke på dem går du videre til den siden. Du kan også scrolle mellom sidene til høyre. For å dele opp dokumentet klikker du mellom sidene. Når du deler dokumentet, vil miniatyrbildene til venstre oppdateres for å vise dokumentene som vil bli opprettet. For å utføre den delte handlingen, klikk på Lagre-knappen øverst til høyre i bildefremviseren.

Når du har trykket på "Del opp dokument" får du opp en ny meny på venstre side.

Sortering og filter for grupperte selskap

Tilpassede visninger har fått et stort løft, det er nå veldig mange måter å tilpasse visninger til dine spesifikke arbeidsflyter.

Sortering

Foretrekker du å jobbe selskap for selskap nedover listen over åpne fakturaer? Da vil du elske det nye sorteringsalternativet Selskap.

Filter

Du kan nå filtrere på Selskapsmerker med flervalgsalternativ.

Leverandørnavn inneholder

Søkefunksjonen til leverandør har nå blitt endret til "leverandørnavn inneholder" i stedet for "begynner med". Kjekt om du har mange leverandører med lignende navn eller felles prefiks, søk opp alle på en gang ved å bruke et felles ord.

Det samme har vi gjort med alle dimensjoner på varelinjenivå. Du kan også søke etter flere verdier ved å bruke komma mellom hver verdi.

Profftips! Husk at du alltid kan lagre visninger som du vil bruke flere ganger ved å trykke på det grå feltet for visninger og deretter Opprett.

Denne versjonen inneholder mange nyheter og vi anbefaler at nyhetsbrevet blir lest av alle brukere.

Her er våre overskrifter:
​Dokumentvisning

Filtrerings- og søkefunksjoner i Vic.ai

Bankgiro & Plusgiro for svenske selskaper

App-varsling for fakturaer til godkjenning i mobilappen

Dokumentvisning

Vi lanserer den første versjonen av vår fornyede dokumentvisning. Funksjonaliteten har ikke endret seg, men vi håper du er enig i at utseendet og følelsen har blitt betraktelig forbedret! Fremtidige utgivelser vil forbedre "del opp" og "slå sammen"-funksjonaliteten vår.

Få tilgang til dokumentvisningen ved å klikke på pilen for å åpne skuffen på høyre side. Den eksisterende snarveien "alt+i" fungerer fremdeles.

PS! Vises ikke pilen hos deg? Les denne artikkelen.

Dokumentvalg

All eksisterende funksjonalitet er nå inne i dokumentvisningen, dette inkluderer:

Undermeny

Filtrerings- og søkefunksjoner i Vic.ai

Vi har utvidet filtrerings- og søkefunksjonaliteten og du har nå mulighet til å søke eller filtrere på mange flere valg enn tidligere. Du kan for eksempel sortere på beløp, feilmeldinger, kostnadskonto og avdeling.

Dette vil hjelpe deg med å filtrere med mer nøyaktig presisjon og du kan opprette enda flere egendefinerte visninger for å lette arbeidsflytene dine.

Mulighetene dine har med andre ord blitt kraftig forbedret, vi anbefaler å lese denne artikkelen for å få oversikt over alle filtrerings- og søkefunksjoner.

NB! For selskaper i grupper gjelder de gamle filtrerings- og søkefunksjonene som du finner her.

Bankgiro & Plusgiro for svenske selskaper

For våre svenske kunder vil vi nå tilby prediksjon og bokføring av fakturaer med Bankgiro og Plusgiro. Dette er et stort steg i riktig retning for svenske selskaper ettersom at de ikke lenger behøver å hente ut informasjonen og legge inn i betalingssystemer manuelt. Har du et svensk selskap kan du legge til Bankgiro og Plusgiro fra Admin | konfigurasjon.

App-varsling for fakturaer til godkjenning

Motta umiddelbare varsler rett på mobilen når en ny faktura er klar for godkjenning. Med bare ett klikk får du tilgang til fakturaen direkte og kan godkjenne den på stedet. Hold deg oppdatert på arbeidet ditt med denne praktiske funksjonen, og gå aldri glipp av en faktura igjen.

Du slår på app-varsling ved å gå til hamburgermenyen oppe til høyre i appen, deretter trykker du på navnet ditt og scroller ned til App-varsling per faktura.

I denne versjonen er det gjort en endring i måten fakturaer som blir bokført midt i en godkjenningsprosess håndteres.

Bokføring midt i en godkjenningsprosess

I menypunktet Admin | Konfigurasjon er det mulig å skru av at en godkjenningsprosess må være ferdigstilt før en faktura kan bokføres:

Tidligere ble slike fakturaer fortsatt liggende til godkjenning etter at de var bokført og godkjenner måtte godkjenne fakturaen for å få den ut av listen sin. Nå vil i stedet den pågående godkjenningsprosessen automatisk bli avbrutt i det fakturaen bokføres.

Merk at for de aller fleste kunder vil kravet om godkjenning før bokføring være skrudd på, og i så måte vil problemstilling beskrevet over ikke være gjeldende.

I denne versjonen legger vi grunnlaget for en mye mer betydelig forbedring av våre sorterings- og filtreringsalternativer som kommer i neste versjon.

Filter: Fakturanummer inneholder

Den nye søkemåten, som vil få korrekt ledetekst i neste versjon, er å søke etter Fakturanummer inneholder i stedet for Fakturanummer begynner med.

PS! Alle eksisterende visninger vil fortsatt fungere som tidligere, ettersom søket etter "Inneholder" vil returnere "Begynner med" -resultater.

Kommentar på varelinjer for EHF-fakturaer

Tidligere ble varelinjer på EHF-fakturaer som sendes inn til Vic.ai splittet på kommentar-feltet (comment) slik:

Kommentar leses ikke lenger inn fra EHF filen og dermed blir ikke fakturaen gruppert på dette feltet. Noe som vil gjøre det enklere for deg å redigere flere linjer på en gang ved å endre dimensjoner på gruppenivå.
PS! Det er selvsagt fullt mulig å gruppere på egendefinerte kommentarer i etterkant.

I denne versjonen har Godkjenningsflyt fått et ansiktsløft. I store trekk er det snakk om visuelle endringer med unntak av to ting:

Autolagring er historie

Endringer som gjøres i godkjenningsflyt vil ikke lengre bli autolagret. Klikk på Rediger og deretter Avbryt eller Ferdig for å avslutte endringene.

Legg til flyt

Når du klikker på Legg til flyt vil fokuset flytte seg til den neste flyten, hvis du ikke har lagret den forrige du jobbet med vil den bli liggende redigerbar. Pass derfor på å lagre evt endringer før du går videre til neste flyt.

I denne versjonen introduserer vi asynkron bokføring og overføring, som fjerner prosessdialogen, og i stedet returnerer deg umiddelbart til fakturaoversikten i Vic.ai. I tillegg har vi forbedret vår håndtering av slettede masterdata samt IBAN-prediksjon.
​

Asynkron bokføring og overføring

Vi har fullstendig eliminert prosessdialogen når du bokfører eller overfører til et tilkoblet ERP system. Når du nå har bekreftet en bokføring eller overføring kan du umiddelbart fortsette å jobbe i Vic.ai mens vi fortsetter å sende all informasjon til det tilkoblede ERP systemet ditt i bakgrunnen.

Vi har introdusert nye statusikoner og effekter så du kan følge med på hvor fakturaene er i bokføringsprosessen mens den pågår i bakgrunnen. For delvis bokført og feil kan du gå inn i feltet for ytterligere informasjon.

Nye statusikoner

Slettede Master Data

Som du vet, vil Vic.ai synkronisere med det tilkoblede ERP systemet ditt minst en gang om dagen. Hvis noe av dataene dine som leverandør, GL-konto eller dimensjon har blitt slettet der, vil Vic.ai nå hindre deg i å utføre ytterligere handlinger med den slettede verdien. Du vil ikke lenger kunne bokføre, eksportere eller starte en godkjenningsprosess før du oppdaterer verdien.

IBAN - International Bank Account Number

IBAN-prediksjon vil nå fungere som alle andre felt, og viser et konfidensikon for prediksjon av "ingen verdi" om vi ikke finner en verdi på fakturaen.

Vic.ai fortsetter å øke AI synligheten i grensesnittet og i denne versjonen har nå IBAN blitt et predikert felt på samme måte som fakturanummer og fakturadato. I tillegg har vi lyttet til din tilbakemelding og endret slik at beskrivelsesfeltene nå viser to linjer med tekst, som gjør det lettere å lese en beskrivelse kun ved et kjapt blikk!

IBAN - International Bank Account Number

Nå predikert av AI med fargekodet prediksjonsikon!

Flere IBAN prediksjoner: Hvis flere IBAN nummer blir funnet på bilaget, kan du nå bla deg gjennom valgene i predikasjonsfeltet.

Beskrivelsesfeltene

Disse feltene vises nå på to linjer.

Ved å gå inn på selve feltet vil dette utvide seg slik at du ser hele beskrivelsen.

Denne versjonen inneholder massevis av små forbedringer i tillegg til å gjøre AI-prediksjoner mer synlig.

Et nytt (valgfritt) felt er lagt til, Tolket totalsum. Den viser AIs prediksjon av en fakturas totale beløp, slik at du kan referere til det opprinnelige totalbeløpet hvis det er nødvendig med endringer i fakturalinjen.

Ytterligere forbedringer av prosesseringsgriden har kommet, som inkluderer at nylig innsendte fakturaer vises automatisk, oppdaterte status- og godkjenningsikoner, samt et låseikon for felt som ikke kan redigeres.

Til slutt har vi en oppdatering for kunder som bruker Xledger

Tolket totalsum

Dette nye feltet kan legges til av administratorer under konfigurasjon. Dette feltet viser AI-prediksjoner for totalbeløp, slik at du fritt kan gjøre endringer i fakturalinjebeløpene uten å miste oversikten over det opprinnelige beløpet.

For å starte godkjenninger, bokføre eller eksportere en faktura, må feltene Tolket totalsum og Totalsum samsvare nøyaktig. Du kan gjøre endringer i feltet for tolket totalsum om summen ikke er korrekt.

Automatisk fakturainntak i prosesseringsgriden

Hvis du laster opp nye fakturaer til Vic.ai, vil de etter en kort prosesseringsperiode automatisk vises øverst i prosesseringsgriden, ingen nettleseroppdatering er nødvendig!

Status- og godkjenningsikoner

Ikonene har blitt oppdatert med en renere og mer konsistent ikonografi. De inkluderer også nye statuser som ikke er tilgjengelige ennå, ettersom vi fortsetter å utvide Vic.ai-funksjonaliteten.

Låst felt

Hver gang et felt ikke kan redigeres, vil det ha et låseikon, samt en melding når du holder musepekeren over for å forklare hvorfor det er låst.

Nyhet for kunder som bruker Xledger - bilagsarter

Admin kan nå legge til feltet bilagsart under konfigurasjon slik at regnskapsfører kan velge mellom bilagsartene:

I denne versjonen har vi flere store forbedringer så vi anbefaler å lese dette versjonsbrevet!

Vi har forbedret prosesseringsgriden i fakturafanen. I tillegg har vi gleden av å fortelle at visninger nå også er implementert i godkjenningsfanen. Det betyr at du nå kan sortere og filtrere fakturaer som venter på godkjenning eller se historiske godkjenninger som du var en del av!
Til slutt er AI prediksjoner blitt mer synlige med et "tillitsikon" for dimensjoner når "Ingen verdi" er prediksjonen.

Ny prosesseringsgrid i fakturafanen

Vi har jobbet hardt med å skifte til et kraftigere og mer fleksibelt rammeverk for prosesseringsgriden vår, som vil muliggjøre mange fremtidige forbedringer. De første endringene som vi har implementert i fakturafanen er i stor grad visuelle og ytelsesrelaterte.

Handlingsknapperaden nederst er byttet ut med handlingsknapper øverst på siden, og nå vil du i stedet se at kolonneoverskriftene blir erstattet med disse handlingsknappene (Bokfør - Slett - Godkjenning - Alternativer) når du velger en eller flere fakturaer slik som illustrert under.

Visninger for Godkjenning

Visninger er et spesifikt sett med filtre og sorteringsvalg. Vic.ai gir deg to standardvisninger, og du kan opprette og lagre egendefinerte visninger per selskap for å gjenspeile dine unike arbeidsflyter. Det viktigste er at du nå kan se fakturaer der du var på et godkjenningssteg, slik at du kan se alt du tidligere har godkjent!

Standard visning:

Tillitsikon for "Ingen verdi" predikasjon

Når et dimensjonsfelt er tomt, er dette fordi AI forutsier at "Ingen verdi" er det riktige valget. Nå er denne tillitsindikatoren synlig som et tillegg til tillitsikonet for dimensjoner hvor «Ingen verdi/No value» har høyest tillitsscore.

Ny prosesseringsgrid i godkjenningsfanen

Vi har jobbet hardt med å skifte til et kraftigere og mer fleksibelt rammeverk for prosesseringsgriden våres, som vil muliggjøre mange fremtidige forbedringer. De første endringene som vi har implementert i godkjenningsfanen er i stor grad visuelle og ytelsesrelaterte, med unntak av endringer på handlingsknappene.

Handlingsknapperaden nederst er fjernet, og nå vil du i stedet se at kolonneoverskriftene blir erstattet med disse handlingsknappene (Godkjenn - Avvis) når du velger en eller flere fakturaer slik som illustrert under.

Denne oppdateringen bygger videre på forrige release, nemlig Leverandørinformasjonsikonet (i-ikon). Nå vil den også vise kontonummer og betalingsmåte for leverandører synkronisert mot tilknyttet ERP system. Som en forberedelse på fremtidig godkjenningsvarsling for mobilapp og andre webbaserte varslinger har vi nå som standard satt godkjenningsvarsel på e-post av. Det vil si at du nå må skru på igjen dette varslet under profilinnstillinger om du ønsker å motta dette.

Vi har også oppdatert behandling av data fra ERP til AI, Hovedsakelig leverandør, hovedbokskonto og dimensjoner. Det er nå mulig å søke på slettede data på disse for full historikk.

Leverandørinformasjonsikonet (i-ikon)

Ved å benytte hurtigtasten Ctrl + i eller ved å klikke i-boblen ved siden av leverandøren vil det nå vises tre felt.

Godkjenningsvarsler

For godkjenningsbrukere har godkjenningsvarsler på e-post nå blitt satt som standard av. Om du ønsker å skru dette på, følg disse stegene:

Alternativene for godkjenningsvarsler på e-post

Forbedret søk på slettede leverandører, kostnadskontoer og dimensjoner

Hvis noen leverandører, kostnadskontoer eller dimensjoner har blitt slettet eller gjort inaktiv i tilkoblet regnskapssystem vil dette flyte over til Vic.ai. Disse dataene vil ikke være tilgjengelig som valg for nye fakturaer, men du kan søke på disse slettede dataene for å kunne se hva som er blitt prosessert i Vic.ai før slettingen.

MVA Prediksjon

De samme predikasjonene og tillitsikonene for andre felt eksisterer nå for MVA. Dette vil bli predikert pr. varelinje, slik at du kan trene AI til å gjenkjenne om det er flere MVA-koder på en faktura.

Leverandører kommer vi med to forbedringer.

Leverandørinformasjonsikonet

Leverandørinformasjonsikonet er tilgjengelig med Crtl + i eller ved å klikke på i-boblen ved siden av en leverandør. Dette vil nå vise to felter fra det tilkoblede systemet:

Leverandørkonfigurasjon

Superbrukere eller administratorer kan nå kontrollere hvilke felt som skal vises for brukere som oppretter en ny leverandør i Vic.ai. Disse feltene vises på konfigurasjonssiden under Legg til leverandørfelt.

Du kan bestemme:

Vi fortsetter med å utvikle vår visjon om et rent og ryddig grensesnitt og introduserer i dag en grønn menyknapp som vil ta over for de eksisterende funksjonene i fakturafanen.

Menyknappen lar deg synkronisere, laste opp faktura og finne/kopiere epostadressen til selskapet du står i.

Synkronisere: Manuell synkronisering av leverandører, kontoplaner og dimensjoner fra ditt tilkoblede system.

Laste opp faktura : Dra og slipp filer direkte inn i denne menyen eller klikk for å bla gjennom og velge filer fra din datamaskin.

E-postmottak: Hvert selskap har en unik e-postadresse for å motta filer. Klikk på e-postadressen for å åpne en forhåndsutfylt e-post i din standard e-postapplikajson og legg ved filene du vil laste opp til den. Eller klikke på ikonet til høyre for e-postadressen for å kopiere den til utklippstavlen.

​

Endringslogg

Endringsloggen viser alle endringer og handlinger som er utført på en faktura fra inntak til avslutning. Denne er flyttet fra statuskolonnen til sideskuffen hvor vi tidligere har introdusert godkjenningsloggen. Du kan fortsatt åpne/lukke sideskuffen med hurtigtasten "shift + d", eller klikke på Vis endringshistorikk i Status-kolonnen.

Legg til leverandør

Etter å ha opprettet en ny leverandør i Vic.ai, vil du nå se en blå linje rundt leverandørcellen, som viser at leverandøren blir opprettet. I løpet av denne tiden kan du fortsette å jobbe i Vic.ai. Hvis det oppstår en feil under opprettelsen av leverandøren, går du til leverandørcellen på nytt for mer informasjon.

Merk: Muligheten til å legge til leverandører kan være begrenset i konfigurasjonen eller som følge av systembegrensninger i tilknyttet regnskapssystem.

Verktøytips for påkrevde felt

Verktøytips vil nå vise i detalj hvilke påkrevde felter som mangler verdi på en fakturalinje.

Merk: Konfigurering av påkrevde felt gjøres i menyvalget Admin | Konfigurasjon.

Nye valutaer

En rekke nye valutaer støttes i Vi.ai. For å se disse kan du gå til denne oversikten.

Oppdaterte fakturahandlinger

For følgende fakturahandlinger kan du nå bekrefte den valgte handlingen ved å trykke "Enter" tasten på bekreftelsesbildet for å øke effektiviteten ved:

Manglende feltindikator

Ulike forbedringer er gjort, inkludert forbedrede verktøytips når man sveiper over felter med musepekeren og sanntidsoppdateringer ettersom manglende felt legges til på en faktura.

Legg til leverandør

Opprettelse av en ny leverandør har blitt forbedret og har flyttet til en sideskuff. Du vil fortsatt aksessere dette menyvalget ved å klikke på "legg til leverandør" i leverandørfeltet på fakturaen.

Merk at muligheten til å opprette leverandør i vic.ai er tilgangsstyrt.

Oppdatert fakturahandlinger

Utseendet for fakturahandlingene Bokfør, Overfør, Eksport og Slett har blitt oppdatert med beskrivende meldinger om hvorfor visse handlinger ikke er mulige.

Avatar

Gjør profilen din unik ved å legge til et bilde som vil vises i hele Vic.ai på steder som endringshistorikk eller godkjenningsflyt.
​

Forbedringer i navigasjonslinjen
​Nedtrekksmenyen for å velge selskap har flyttet helt til venstre i vinduet etter ønske fra mange kunder, og har samme funksjonalitet som Leverandørfeltet. Det vil si at søkefeltet oppdaterer seg etter hvert som du skriver.

​

​

​Laste opp dokument og skifte forhåndsvisning

Vi har sett at disse menyvalgene er hyppig i bruk og har derfor lagt de direkte på navigasjonslinjen for at du skal slippe å først klikke deg inn på menyen på avataren (hurtigtasten “Shift + i” fungerer som tidligere).

​

​

​Innstillinger for godkjenningsvarsler og språk

I menyen under avataren din ligger nå menyen “Innstillinger”. Der kan du endre innstillinger for språk og godkjenningsvarsler:

Språk: Norsk, engelsk eller svensk

E-post per faktura: Motta umiddelbart varsel om fakturaer som venter på din godkjenning

E-post per dag: Motta en daglig oversikt over fakturaer som venter på din godkjenning

Merk: App-varsling per faktura er en mulighet som vil komme snart!

​

Filter

Alle avanserte filtervalg, inkludert varelinjedata som kostnadskonto eller dimensjoner vises nå under filter i mobilappen.Trykk på “Endre kontroller”, der kan du sortere og filtrere, bytt mellom de tre segmentene status-, faktura- eller varelinjedata for å filtrere på nøyaktig de dataene du leter etter.

Giro og Bankgiro

Giro og Bankgirofelt vises nå også i mobilappen.