Vic.ai tilbyr en AI-basert 2-veis, 3-veis og 4-veis PO-matchende arbeidsflyt. Vic.ai vil matche ordrelinjer på fakturaer med innkjøpsordrer (PO) på tvers av flere datafelt.
Du kan angi akseptable avvik og få oversikt over POer som krever håndtering på grunn av uoverensstemmelser.
Typer PO-matching
Toveis
Mellom innkjøpsordre og faktura
Fokuserer på antall bestilte
Treveis
Mellom innkjøpsordre, faktura og varemottak
Fokuserer på mottatt mengde
Fireveis
Mellom innkjøpsordre, faktura, varemottak og intern kvalitetskontroll
Fokuserer på akseptert kvantitet
Innkjøpsordrer-fanen
Alt PO-relatert i Vic.ai finner du i fanen Innkjøpsordrer. Den fanen er koblet sammen med oversikten for fakturaer for å kontere alle tilhørende PO-utgifter.
Her vil du kunne se alle POer fra ERP-systemet ditt, og se:
PO-status (åpen eller lukket)
Åpen: PO har tilgjengelige fakturaer, innkjøpsorder eller varemottak å matche med
Stengt: PO har ingen tilgjengelige fakturaer, innkjøpsorder eller varemottak å matche med, eller PO har blitt oppfylt.
Matchende faktura(er) som oppfyller en PO
Bestillingsdetaljer som ID-nummer for varene, måleenhet, mengde, enhetspris og beløp. Ikke alle disse attributtene vil være på en PO, men vi forventer at følgende datapunkter finnes på en PO:
Mengde
Enhetspris
Beløp
Kategorien Fakturaer
Her kan du se alle fakturaer, inkludert hvorvidt de har blitt matchet med en innkjøpsordre, som kommuniseres av nye ikoner i kolonnen Dokumenttype.
Faktura som matcher PO
Faktura som delvis matcher PO
Feil relatert til lukket PO eller ingen match med PO nummer
Hvordan fungerer matching?
I en perfekt verden er det en en-til-en-match mellom POer og fakturaer. Dette er en ufullkommen verden, så Vic.ai er her for å hjelpe deg med alle scenarier, for eksempel:
Faktura oppfyller én PO: En-til-en oppfyllelse
Faktura kan oppfylle flere POer: Faktura oppfyller flere POer
Faktura kan ha utgifts- og bestillingsvarelinjer: Faktura inneholder både bestillingsvare og vanlige utgiftsposter
Flere fakturaer til én PO: PO oppfylles av flere fakturaer
Matcher gjøres mellom POer og fakturaer ved å undersøke:
PO-nummer
Åpne PO-er for den leverandøren
PO-linjer matches med fakturalinjer på:
Vare-ID
Ikke-alfanumeriske tegn blir forkastet. For eksempel vil 123456 matche med 123456, 123 456, 123-456 og 123.456
Varebeskrivelse
Mengde
2-veis match: Forespurt mengde
3-veis match: Mottatt mengde
4-veis match: Akseptert mengde
Enhetspris
Totalt beløp
Merk at ettersom PO-verdier oppdateres i ERP-systemet, vil AI-en automatisk utløse matching for eventuelle tilknyttede fakturaer.
Antatte PO-treff
AI fokuserer på den viktige delen av å matche en PO, den unike strengen med tall og bokstaver. Dette vil spare brukerne for tid ettersom de bør bruke den AI-predikerte PO på fakturaen, og ikke foreta unødvendige korrigeringer.
Brukere sparer tid ved å ikke gjøre disse korrigeringene for å få perfekt match mellom dokumentet og PO-nummeret for disse ofte brukte prefiksene og skilletegnene:
PO
BPO
CPO
PPO
POR
Tegnsetting av - eller #
AI-en vil behandle disse PO-ene på samme måte for automatiske matche som vist i eksemplet:
PO123
PO-123
PO#123
123
I tillegg ignoreres ett suffiks på slutten av PO-numret også:
/0/0
Hvis AI ikke kan lage en antatt match automatisk fordi vare-ID, varebeskrivelse, mengde, enhetspris og linjebeløp er for forskjellige på innkjøpsordre og faktura, må hele PO-nummeret legges til fakturaen for å lage manuelle treff.
Forutsi PO når den ikke er på faktura (implisitt PO-matching)
Hvis en leverandør legger ved en kjøpsordre uten en faktura, kan Vic.ai forutsi antallet basert på åpne fakturaer for den leverandøren og matchende åpne PO-er som matcher med linjeelementene.
Du vil vite at en PO har blitt predikert av AI på denne måten hvis du ser en dobbel linje som tillitsindikator.
PO-redigeringer og rematching
Hvis AI-en har feil prediksjoner, kan du oppdatere verdiene og deretter la AI-en forsøke å matche varelinjer på nytt til en PO med de oppdaterte verdiene.
For å gjøre dette, foreta endringene, og deretter enten:
Klikk på Rematch Invoice-knappen
Gå ut av fakturaen
Fakturaen vil da være kortvarig utilgjengelig og vise "Matching POs..." mens AI er på jobb!
For Grupperte selskaper (GOC):
Når selskapets prediksjon er oppdatert, vil fakturaen kjøres gjennom AI-prosessering og PO-matching.
Manuell matching
Når AI ikke lager en varelinjematch, kan du opprette en manuell match ved å følge disse trinnene.
Skriv inn en faktura med en PO
Sørg for at PO-linjene er utvidet (sørg for at Vis PO-bryteren er grønn)
Klikk "Enter Manual Match Mode"
Klikk på "Finn match" eller "Ikke match" hvis en match ble gjort feil.
Velg riktig varelinje og klikk deretter "match"
PO matchende roller
PO Requester: Oppretteren av innkjøpsordren og kan angis som mismatch-godkjenner.
PO Mismatch Approver: En godkjenner som kan godkjenne eller avvise mismatchede varer som overskrider de angitte toleransene.
Duplisert utbedring:
PO #
Selger
PO Mismatch flyt
Det er mulig å lage flyter som blir trigget hvis det ikke er en perfekt PO-match. Der kan man bestemme hvor stort avvik fra en perfekt match som tolereres basert på ulike verdier.
De forskjellige triggerne som kan kombineres er:
Leverandørnavn eller leverandøretiketter
Fakturaantall, enhetspris eller linjebeløp
Toleranse kan være:
Nøyaktig (ikke avvik)
En prosentandel av PO-verdien
Et spesifikt nummer av PO-verdien
Når en faktura med PO-linjeelementer overskrider verdiene som tolereres i flytene, kan du starte en skreddersydd godkjenningsprosess som kan settes opp som en kombinasjon av:
PO-forespørsel
Leverandøreier (hvis integrasjon støtter dette, vennligst kontakt kundestøtte)
Nettstedseier (hvis integrasjon støtter dette, vennligst kontakt kundestøtte)
PO Mismatch Godkjenner
Tidligere godkjenners leder
