For godkjennere, hvis du er fraværende av en eller annen grunn, hold godkjenningsprosessen i gang i ditt fravær ved å utpeke en godkjenningsvikar. Godkjenningsvikaren vil kunne godkjenne alle eksisterende og nye godkjenningsflyter, samt motta varsler som om de var deres godkjenning.
Hvordan aktivere Planlegg fravær for deg selv?
Trykk på avataren din øverst i høyre hjørne i Vic.ai og velg Planlegg fravær
Fyll ut dato fra-til for ditt fravær, samt hvem som skal godkjenne de fakturaene som du vanligvis godkjenner når du er borte. En såkalt godkjenningsvikar.
Velg om du vil pause varsler fra Vic.ai relatert til godkjenninger når du er borte.
Trykk på Planlegg for å bekrefte.
Personen som skal godkjenne fakturaer i ditt fravær, må være godkjenner for de samme selskapene som deg for å kunne være godkjenningsvikar. Hvis brukeren ikke har de nødvendige tilgangene vil du få opp en rød firkant rundt navnet til den du har valgt med en beskjed om at brukeren må få riktige tilganger til det aktuelle selskapet. Det står også hvem du kan kontakte for at brukeren skal få de riktige tilgangene.
Hvordan kansellere planlagt fravær?
For å kansellere et planlagt fravær, trykk på Clear under Planlegg fravær.
Hvordan aktivere Planlegg fravær som admin?
Brukere med Admin- eller Superbruker-rolle har mulighet til å planlegge, endre og kansellere planlagt fravær for brukere hvis det er behov.
For å gjøre dette åpner du Admin-fanen og trykker på Brukere på venstre side.
Under kolonnen for status ser du følgende statuser:
Aktiv: Brukeren har ikke planlagt fravær
Fraværende: Brukeren har planlagt fravær for de datoene som vises
For å legge til eller endre en annen sitt planlagte fravær klikker du på det planlagte fraværet i status-kolonnen og endrer dato til og fra, og legger til brukeren som skal være godkjenningsvikar. Trykk på planlegg for å lagre det planlagte fraværet.
Hvis du ønsker å kansellere et planlagt fravær, trykker du på det planlagte fraværet og velger fjern.
Prosessen når en faktura har en godkjenningsvikar
Hvis en faktura har en godkjenningsvikar, vil avataren til den som normalt er godkjenner ligge som en skygge bak avataren til godkjenningsvikaren i godkjenningsflyten.
Ved å åpne godkjenningsloggen og trykke på i-ikonet vil det vises informasjon om godkjenningsflyten som har en godkjenningsvikar.
Godkjenningsvikaren vil ikke ha mulighet til å delegere fakturaen til en annen godkjenner, da vedkommende ikke nødvendigvis har mandat til å bestemme hvem fakturaen skal sendes til.
I slike tilfeller må godkjenningsvikaren avvise fakturaen.