Skreddersy dine arbeidsflyter med funksjonaliteten "Direkte til bokføring", også kalt STP (Straight to Processing).
Gå inn i menyvalg Admin | Godkjenningsflyt.
Du velger først Navn og Beskrivelse på flyten slik som i eksempelet her slik at du lett kjenner igjen den gitte flyten og hvilken leverandør dette gjelder for.
Du velger når denne flyten skal aktiveres, som vist i bildet under:
Totalsum - Greater than - 0 (dette betyr at alle beløp høyere enn kr 0 skal automatisk godkjennes)
Totalsum - Less than or equal to - 500 (dette betyr at alle beløp på kr 500 eller lavere skal automatisk godkjennes)
MERK: Du har ulike alternativer du kan velge i mellom for hva som skal trigge flyten (leverandør, totalsum osv.), og for det midterste aktiveringsvalget (Less than (mindre enn), Greater than (større enn), Equal to (lik) osv.)
Den gulmarkerte sjekkboksen må være huket av. Dette gjør at det aktiverer feltet som gir deg mulighet til å huke av for at systemet skal godkjenne fakturaen automatisk.
Trykk så på den blå knappen til høyre som heter “Legg til steg”:
Her velger du “Auto-respond” for at Vic.ai skal godkjenne fakturaen om fakturaen er innenfor verdiene som er satt.
Her kan du velge om det skal godkjennes automatisk eller avvises automatisk ut i fra verdiene som er satt.
Trykk så på den grønne knappen "Ferdig".
Nå er flyten satt opp og aktivert, og om fakturaen er korrekt kontert i samsvar med de angitte kriteriene, vil fakturaen automatisk bli godkjent. Deretter blir den sendt direkte til ERP-systemet, og fakturaen flyttes automatisk til filteret "Behandlede fakturaer".
Eksempel på faktura som er automatisk godkjent av Vic.ai
Du ser godkjenningshistorikken ved å trykke på den oransje boksen med hvit pil på venstre side av arbeidslisten.
I endringsloggen ute til venstre vil du se teksten "This invoice was automatically approved given its approval flow" som indikerer at fakturaen ble automatisk godkjent basert på innstillingene til selskapet.
I de tilfeller der en faktura ikke er kontert i henhold til kriteriene for automatisk godkjenningsflyt, men du korrigerer fakturaen slik at kriteriene innfris, så vil denne flyten trigges automatisk.
Hvis en faktura har gått på autopilot så vil dette overstyre valgene for direkte til bokføring.