Det er fire komponenter på konfigurasjonssiden.
De fire delene av konfigurasjonen er:
Fakturafelt
Kostnadslinjefelt
Legg til leverandørfelt
Innstillinger
For feltene kan du konfigurere følgende:
Hvilke feltkolonner som skal vises
Rekkefølgen de vises i
Kolonnebredde (Width)
Hvilke felt som er påkrevd (Required)
Hvilke felt som kan endres (Editable)
Innstillinger på høyre side styrer innstillinger for måter fakturaer kan forlate AI, opprette leverandør i Vic.ai og godkjenninger.
Legge til, oppdatere og slette fakturafelt
Legge til et felt
Klikk “Add new field”...
Skriv/søk etter valgene for det ønskede feltet
Velg det og trykk på Enter-tasten, eller klikk på selve feltet
Disse feltene skal ikke benyttes i Vic.ai under Fakturafelt:
Tax %
Self assessed use tax
Oppdatere et felt
Det er flere deler av et felt du kan redigere. Vær oppmerksom: Noen felt har gråtonede alternativer, ettersom de bare fungerer innenfor en bestemt konfigurasjon.
Navn: Gi feltet et nytt navn ved å velge det og gjøre endringer
Rediger: Hvis dette er huket av, kan feltet redigeres
Påkrevd: Hvis dette er huket av, er feltet obligatorisk å fylle ut
Bredde: Juster bredden på dette feltet i piksler. Bredden kan skrives inn direkte
Endre rekkefølge på felt
For å endre rekkefølgen som kolonnene vises i, kan du klikke og dra et felt til ønsket posisjon.
Slette et felt
For å slette et felt klikker du på "x" på høyre side av feltet. Når man sletter et felt sletter man ikke verdiene i feltet, det blir kun skjult fra visningen.
Legg til leverandørfelt
Legg til eller fjern felt som skal være med når man oppretter leverandør fra Vic.ai. Huk av for om feltet skal være obligatorisk eller ikke. Merk at disse innstillingene kun gjelder om det er huket av for at man kan opprette leverandør under innstillinger.
Disse feltene skal ikke benyttes i Vic.ai under legg til leverandørfelt:
1099 Vendor
Tax ID
Sted (adressState)
Innstillinger
Her kan du kontrollere en rekke innstillinger og bestemme handlinger som er tillatt for dette selskapet.
Måter fakturaer kan forlate vic.ai:
Aktivere bokføring: Hvis dette er valgt, er knappen Bokfør tilgjengelig for brukerne.
Aktivere eksportering: Hvis dette er valgt, er knappen Eksporter tilgjengelig for brukerne. NB! Denne knappen benyttes kun på Xledger klienter.
Aktivere overføring: Hvis dette er valgt, er overføringsknappen tilgjengelig for brukerne. (under menyvalget Alternativer) NB! Denne knappen benyttes kun på Finago selskaper.
Endringer i Masterdata
Deaktiver opprettelse av leverandør: Hvis dette er valgt, er knappen "Legg til leverandør" utilgjengelig for brukeren (på menyen når et leverandørfelt redigeres).
Godkjenningsprosesser
Blokker godkjenning hvis obligatoriske felt mangler: Hvis det er valgt, må alle obligatoriske feltene (se avkrysningsboksen Obligatorisk i hvert felt) fylles ut for at en godkjenningsprosess skal kunne startes.
Tillat redigering under godkjenning: Hvis dette er valgt, vil godkjennere og regnskapsførerer kunne redigere en faktura mens en godkjenningsprosess pågår. Hvis dette ikke er valgt, er fakturaen låst for redigering under godkjenningsprosessen.
Tillat redigering av godkjente fakturaer: Hvis dette er valgt, kan en faktura redigeres etter at den er godkjent. Hvis dette ikke er valgt, godkjente fakturaer låst for redigering.
Krev kommentar ved avvisning: Hvis dette er valgt, må enhver godkjenner som ønsker å avvise en faktura legge igjen en kommentar.
Krev godkjenning for å kunne bokføre: Hvis den er valgt, vil man ikke kunne bokføre en faktura før den er godkjent.
Krev godkjenning for å kunne eksportere: Hvis dette er valgt, vil man ikke kunne eksportere en faktura før den er godkjent.
Krev godkjenning for å overføre: Hvis dette er valgt, vil man ikke kunne overføre en faktura før den er godkjent.