For regnskapsførere er det flere metoder for å legge inn fakturaer i Vic.ai, enten du skanner via mobilappen, direkte opplastinger eller sender dokumenter på e-post til bedriftens unike e-postadresse. Vi leder deg gjennom nettlesermetodene nedenfor.
Metode #1: Laste opp faktura direkte
Følg disse stegene:
Velg ønsket selskap
Klikk på fanen “Faktura” i øverste linje
Klikk på den grønne menyknappen nede til venstre
Klikk på knappen for å laste opp faktura
Da åpnes en pop-up meny der du kan dra filene over eller trykke for å åpne utforskeren på din pc og velge filer derfra. Se bilde nedenfor.
Du vil motta en bekreftelse når opplastingen av fakturaen er vellykket.
Lukk deretter pop-up menyen, vent litt og klikk på synkroniserknappen eller refresh siden for å se fakturaene.
Når du laster opp fakturaer, og du har brukt filteret «Skjul prosesserende», vil det vises et lite varsel nederst på skjermen som bekrefter når fakturaene er ferdig prosessert. Klikk på Refresh for å oppdatere fakturalisten slik at disse nye fakturaene blir tilgjengelig for deg. Klikk på «X» øverst til venstre for å lukke varslet.
Velger man å klikke på "Don't show me this again" vil varslet være skrudd av under hele den pågående arbeidssesjonen.
Metode #2: Laste opp via e-post
Du kan sende faktura direkte til systemet via e-post. Hvert selskap har sin unike epostadresse knytte opp mot systemet. Unntaket er grupperte selskaper som har en delt innboks.
Følg disse stegene:
Velg ønsket selskap
Klikk på fanen “Faktura” i øverste linje
Klikk på den grønne menyknappen nede til venstre
Klikk på knappen for å laste opp faktura
Klikk på 'kopier til utklippstavle'-ikonet, da kopieres e-postadressen til selskapet automatisk.
Deretter kan du gå inn i e-posten din, legge ved fakturaene og lime inn e-postadressen som du kopierte som mottaker. Fakturaen blir nå sendt direkte inn i vic.ai.
Du kan også gi denne e-postadressen til dine leverandører slik at de kan sende fakturaene direkte inn i Vic.ai.
Merk: Hvis en leverandør legger ved flere pdf-filer i en e-post vil de komme inn som separate fakturaer i Vic.ai. Hvis filene tilhører samme faktura kan du slå de sammen til en faktura med slå sammen-funksjonen.
Filtyper som støttes: ✅
PDF
Bildefiler (PNG, JPEG, etc). Bildefiler må være over en viss størrelse for å bli lest. veldig små bilder blir antatt å være logo e.l. og blir ikke vurdert av vic.ai.
Doc, Docx
Maks filstørrelse på PDF: 35MB. Hvis en PDF eller e-post er større enn 35 MB med vedlegg, vil den ikke bli behandlet.
Filer som ikke støttes (ikke utfyllende): ❌
Excel eller andre regneark
Html e-post (faktura som tekst direkte i epostmelding)
Veldig små bildefiler (antas å være logo)
Rik tekst, som .rtf
Kun tekst, som .txt
PDF med passordbeskyttelse
PDF med veldig gammelt format kan også havne i vedleggfanen. Disse kan lastes ned og lagres på nytt som pdf, og deretter lastes opp igjen
Veldig store filer
NB! Husk at dersom du prøver å laste opp fakturaer som ligger åpen fra zip mappe kan dette forårsake at filen ikke lastes opp korrekt og vil i noen tilfeller havne i Vedlegg-fanen du finner i toppmenyen.
Hvorfor kommer en logo inn som en egen faktura?
Dette forekommer når det er store bildelogoer i signaturen på eposten. Dette tolkes som at det har blitt sendt med flere fakturaer. Bildelogoen kommer inn som en .png-fil og Vic.ai klarer ikke å skille på om dette er en logo eller en faktisk faktura.
Det er satt en grense på størrelse (Mb) i systemet for når et vedlegg blir tolket som en logo eller en faktura.
Siden formatet er .png, og det er et støttet format for fakturaer, så er det vanskelig å skille på om det er en logo eller en faktisk faktura som er sendt med.
Bildet vil bli filtrert ut som logo hvis det har:
En bredde*høyde mindre enn 200px * 200px
En høyde mindre enn 100px
Alle andre bilder vil bli prosessert som faktura.
Jo renere et dokument er, jo raskere og bedre kan AI behandle det. Elektroniske eller maskinlesbare PDF-filer foretrekkes.
Kornete, feiljusterte fakturaer eller bilder av kvitteringer kan føre til lange opplastingstider eller potensielt føre til behandlingsproblemer.
Veldig store eller datarike filer
Svært store filer er vanligvis rundt 100 sider. Mindre sideantall kan også feile ved opplasting, spesielt hvis de er datarike sider som mobilfakturaer eller høyoppløselige bilder. I disse tilfellene kan så få som 15 sider mislykkes med opplasting.
Hvis dette skjer, anbefaler vi å fjerne unødvendige sider og laste opp kun de nødvendige fakturasidene. Legg ved tilleggsdokumentasjon direkte etter behov i ERP.